Büro und Arbeitsplatz: Das gehört zur erfolgreichen Realisierung

Was macht Bürogestaltung wirklich erfolgreich?




Damit sich Mitarbeiter, Führungsmannschaft und auch Besucher im Büro rundherum wohlfühlen, bedarf es nicht nur einer optisch ansprechenden Raumgestaltung und einer schicken Büroeinrichtung. Es gilt vielmehr, ein in stimmiges Konzept zu entwickeln und umzusetzen. Die Analyse der Anforderungen an das Büro und an die Arbeitsplätze und die Planung der Umsetzung sind wesentliche Schritte auf dem Weg zur Realisierung.

Doch was macht die Bürogestaltung wirklich erfolgreich? Räume zu bauen, das Logistik- und Lagermanagement zu entwickeln, den Montageservice zu beauftragen und das Umzugsmanagement zu konzeptionieren, sind wesentliche Bausteine der Realisierung. Nicht weniger wichtig ist die gesamte Organisation im Hintergrund. Zu einem reibungslosen Ablauf gehören nämlich auch das Projektmanagement und bspw. die Kostenkalkulation. Nur wenn alle Bausteine nahtlos ineinander übergehen, wird die Realisierung der neuen Büro- und Arbeitsplatzgestaltung problemlos ablaufen.



BAU, LOGISTIK, UMZUG UND MONTAGE IM VORDERGRUND


Nach der Analyse der Anforderungen an die neuen Arbeitsplätze und nach der Planung des Vorgehens steht die Realisierung der Bürogestaltung an. Damit die Objekteinrichtung nach dem Umzug am richtigen Platz steht und damit die Arbeitsplätze effektiv gestaltet werden, bedarf es eines durchdachten Vorgehens. Zu den wesentlichen Schritten gehören der Bau der Räume, die Entwicklung des Logistik- und Lagermanagements, der Montageservice und das Umzugsmanagement. Das Interessante an diesen Bausteinen ist zweifelsohne, dass man die Ergebnisse sofort sieht. Fehler in der Bürogestaltung sind ebenso sehr schnell ersichtlich wie falsche Planungen bei der Arbeitsplatzgestaltung.

Der Bau der Büroräume steht am Anfang der Realisierung. Noch kann man sich kaum vorstellen, wie die späteren Räumlichkeiten einmal aussehen werden. In dieser Phase sind Wände zu ziehen, Türen werden eingebaut, sanitäre Anlagen werden angeschlossen, die Küche wird installiert. Zum Bau der Räume gehört also der gesamte Innenausbau des zukünftigen Büros. Schon in dieser frühen Phase der Realisierung wird sich die Bürogestaltung anhand der einzelnen entstehenden Räumlichkeiten zeigen. Sobald die Innenwände gezogen, die Wand- und Bodenbeläge angebracht bzw. verlegt und die Bad- und Kücheneinrichtungen installiert sind, entsteht ein erster vollständiger Eindruck, wie die zukünftigen Büroräume aussehen. Wer die Räumlichkeiten nach dem erfolgreichen Innenausbau und nach der Grundreinigung betritt, kann sich schon ein Bild machen, wie das Büro in vollem Betrieb aussieht.

Das Logistik- und Lagermanagement ist ein bedeutender Baustein in der Realisierung. Ein gut durchdachtes Konzept basiert auf einer soliden Bedarfserhebung. Das heißt, es muss klar sein, wie groß die Lagerflächen sein müssen, wo sie sinnvoll untergebracht sind und welche Einrichtung in den Lagerräumen erforderlich ist. Darauf aufbauend muss das Logistikkonzept gestaltet sein. Kurze Wege zu den Lagerräumlichkeiten sind essenziell, wenn die Logistik schnell und effektiv abgewickelt werden soll. Der Büroalltag soll natürlich nicht unnötig gestört werden. Deshalb ist genau zu überlegen, wie die Logistik am Ende aussieht und wo die Lagerräume untergebracht werden. Ein durchdachtes Logistik- und Lagermanagement muss diese Faktoren berücksichtigen und eine optimale Lösung dafür bieten.

Das Umzugsmanagement und der Montageservice sind weitere wichtige Elemente der Realisierung. Damit die Objekteinrichtung am Ende am richtigen Platz steht und damit alle Arbeitsplätze so ausgestattet sind, wie es die Arbeitsplatzgestaltung erfordert, ist ein durchdachtes Umzugsmanagement nötig. Vielleicht sollen alte Büromöbel durch neues Mobiliar ersetzt werden. Vielleicht wird die Büroeinrichtung deutlich ausgedünnt, weil man auf das papierlose Büro oder auf mobiles Arbeiten umsteigt. Vielleicht sind hochwertige und komplexe technische Anlagen umzuziehen. Solche Details gilt es bei der Umzugsplanung zu berücksichtigen. Schließlich ist der geeignete Zeitpunkt festzulegen, die Umzugskartons sind zu bestellen und zu verteilen. Damit die aufgebauten Möbel sofort nach dem Umzug voll einsatzfähig sind, beauftragt man am besten einen professionellen Montageservice. Er sorgt dafür, dass die Objekteinrichtung ordnungsgemäß aufgebaut wird und dass alle Module von Anfang an funktionsfähig sind. Wenn bei der Planung der Bürogestaltung Fehler gemacht wurden, werden diese spätestens in dieser Phase offensichtlich. Sobald nämlich die neuen Büromöbel an ihren vorgesehenen Plätzen stehen und sobald die Mitarbeiter beginnen, ihre Möbel wieder einzuräumen, zeigt sich sehr schnell, ob die neu geplanten Prozesse und Büroabläufe so funktionieren, wie es sich bei der Planung der Arbeitsplatzgestaltung darstellte.

Mit dem Bau der Räume und der Entwicklung von Logistik-, Lager- und Umzugskonzepten sowie der Vorbereitung des Montageservice sind wichtige Kernelemente der Realisierung umrissen. Sie funktionieren allerdings nicht ohne den administrativen Unterbau. Das Projektmanagement aber auch die Kostenkalkulation sind weitere Module, ohne die die Realisierung von neuen Büro- und Arbeitsplatzkonzepten nicht erfolgreich ist.

PROJEKTMANAGEMENT UND KOSTENKALKULATION


Die Gestaltung neuer Büroräume ist eine kostspielige Angelegenheit. Das Vorhaben muss innerhalb des gesteckten Zeit- und Kostenrahmens umgesetzt werden. Dazu ist ein effektives Projektmanagement erforderlich. Sobald die Planung steht, muss sie kontinuierlich mit dem tatsächlichen Ablauf abgeglichen werden. Abweichungen müssen umgehend erkannt werden, steuernde Maßnahmen sind einzuleiten. Ein gutes Projektmanagement ist deshalb unbedingt erforderlich.

Im Rahmen des Projektmanagements sind aber nicht nur Abweichungen im zeitlichen Ablauf aufzudecken und transparent zu machen. Auch die Kosten müssen nachgehalten und überprüft werden. Ein erfahrener Bauplaner kalkuliert ein Umbauprojekt bei Büroräumlichkeiten natürlich mit einem gewissen Puffer. Trotzdem ist es wichtig, dass alle Rechnungen von Baufirmen, von Umzugs- oder Montagefirmen zeitnah geprüft und bearbeitet werden. Unklarheiten sind sofort zu klären, auch Rechnungskürzungen dürfen durchgeführt werden, sofern sie begründet sind. Im Idealfall bleibt das Projekt innerhalb der geschätzten Kosten, damit keine Nachgenehmigungen bei der Geschäftsleitung nötig sind. In dieser Phase zeigt sich auch, wie solide die Plankosten erarbeitet wurden.

Ein durchdachtes Projektmanagement und eine solide Kostenkalkulation sind wichtige Bestandteile der Realisierung, ohne die eine Umgestaltung von Büros und Arbeitsräumen kaum erfolgreich abläuft. Alle Module müssen reibungslos ineinandergreifen und aufeinander abgestimmt sein, damit sich das Vorhaben innerhalb des geplanten Zeitrahmens umsetzen lässt. Ein erfahrenes Büroplanungsunternehmen weiß um die Bedeutung jedes einzelnen Moduls und stimmt sie gezielt aufeinander ab, damit aus alten Büroräumen schon bald ein traumhafter neuer Wirkungskreis wird, in dem sich Mitarbeiter, Leitungsteam und Besucher rundherum wohlfühlen.


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