Raum- und Büroplanung

Was Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie den Arbeitsplatz planen




Nach der erfolgreichen Arbeitsplatzanalyse folgt im zweiten Schritt die eigentliche Raum- und Büroplanung. Ob ein Neubau geplant ist oder vorhandene Räumlichkeiten neugestaltet werden müssen – die Raum- und Büroplanung darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Neben der effizient genutzten Fläche ist ein wichtiger Aspekt, dass sich die Angestellten in ihren Räumen wohlfühlen. Was Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie den Arbeitsplatz planen, zeigt unser kurzer Ratgeber.

KONSEQUENTE BÜROPLANUNG: WARUM IST DAS WICHTIG?

Mieten für Büroräume sind teuer und nicht wenige Unternehmen haben deutlich mehr Mitarbeiter als Platz. Es gilt also, den vorhandenen Platz so gut wie möglich auszunutzen. So können sich Mitarbeiter, die nur halbtags im Büro sind, den Arbeitsplatz teilen. Außerdem kann durch eine geschickte Büroplanung eine um bis zu 20 Prozent bessere Flächenausnutzung erreicht werden.

Mit einem gut geplanten Arbeitsplatz ist die Motivation der Mitarbeiter größer – logisch, denn wer sich wohlfühlt, arbeitet motiviert und vor allem effektiver. Der dritte Grund, warum es wichtig ist, den Arbeitsplatz zu planen, ist ebenfalls beim Personal zu finden. Gerade hochrangige Mitarbeiter lassen nicht allein das Gehalt darüber entscheiden, ob sie eine Anstellung antreten oder auf ihrem Posten verharren, auch das repräsentative – oder eben weniger schöne – Büro kann ein wichtiges Entscheidungskriterium sein.

RAUMPLANUNG NACH VERWENDUNGSZWECK

Bevor einzelne Arbeitsplatz geplant werden, sollten erst einmal die Räumlichkeiten in ihrer Gesamtheit betrachtet werden. Der Raum wird in Funktionsflächen aufgeteilt, was nicht nur innerhalb eines Gebäudes mit verschiedenen Zimmern, sondern auch innerhalb eines einzelnen Büros möglich ist. Während das Gebäude in Büros, IT-Zentrale, Aufenthaltsbereich, Kundenbereich usw. geteilt werden kann, wird das Büro in Arbeitsplatz, Aufbewahrungsort, Kundenempfangsbereich und weitere separiert. Wichtig ist dabei vor allem, wie viele Arbeitsplätze hier untergebracht werden müssen: Wie viele Mitarbeiter werden in einem Büro gemeinsam arbeiten? Bekommt jeder ein eigenes Büro oder wird es sich um ein Großraumbüro handeln? Bei Letzterem muss beispielsweise unbedingt der Lärmschutz beachtet werden.

Daher wird bei den unterschiedlichen Bereichen vor allem auf Folgendes geachtet:

  • Empfangsbereiche sollten dort liegen, wo Kunden das Gebäude (oder den Bürobereich des Unternehmens) betreten
  • Konferenzräume müssen gut erreichbar sein (auch für die IT-Infrastruktur)
  • Ruhezonen sollten tatsächlich solche sein können und daher abgelegen sein
  • Arbeitsplätze werden in Einzelbüros, Zellen-, Gruppen- und Großraumbüros getrennt
  • Pausenräume sollten Wohlfühlcharakter haben und Rückzugsorte sein
  • Archive werden in wenig attraktive Bereiche des Gebäudes gelegt
  • Mitarbeiter in Großraumbüros müssen ausreichend privaten Raum zur Verfügung bekommen

Sobald dann der Arbeitsplatz geplant wird, beginnen sämtliche Einrichtungsarbeiten vom Fenster aus. Denn parallel zu diesem sollten bspw. PCs platziert werden. Nur so kann der Bildschirm in einem Winkel von 90 Grad zum Fenster stehen, um die Blendwirkung zu minimieren.

RAUMPLANUNG: WIE GROSS SOLLTE ODER MUSS DAS BÜRO SEIN?

Bereits seit 2004 gibt es keine konkreten Regelungen mehr, was die nötige Raumgröße von Büros angeht. Das heißt, bei der Raumplanung könnte dieser Punkt vernachlässigt werden – theoretisch. Praktisch soll sich der Mitarbeiter wohlfühlen und nicht der Meinung sein, er sei in eine Sardinenbüchse geraten. Daher werden idealerweise acht bis zehn Quadratmeter Fläche pro Arbeitsplatz in einem Kleinraumbüro angesetzt, in Großraumbüros werden 12 bis 15 m² empfohlen. Der Flächenmehrbedarf pro Arbeitsplatz entsteht hier durch die Teilung von Verkehrswegen und gemeinsam genutzten Geräten.

Feste Regelungen sind für die Raumhöhen zu beachten. So muss der Raum mindestens 2,50 m hoch sein, wenn die Raumgröße bis zu 50 m² beträgt, danach muss eine Raumhöhe von mindestens 2,75 m gegeben sein. Ab 100 m² Raumgröße ist eine Raumhöhe von drei Metern gefordert, ab 2000 m² muss der Raum 3,25 m hoch sein.

Weiter sollte bei der Büroplanung berücksichtig werden, ob das Teilen der Schreibtische – modern als „Desksharing“ bekannt, sinnvoll ist. Hierbei teilen sich die Mitarbeiter einen Schreibtisch – etwa dann, wenn beide nur halbtags zugegen sind oder wenn ein Mitarbeiter häufig im Außendienst unterwegs ist. Der Nutzen für den Arbeitgeber liegt dabei auf der Hand, denn er spart Kosten für die Miete, Nebenkosten und Investitionen, wenn es um die Einrichtung des Arbeitsplatzes geht. Wichtig ist, dass der zweite Nutzer immer noch eine Rückzugsmöglichkeit geboten bekommt, sollte sich die Anwesenheit beider doch einmal überlagern. Notfalls kann auch der Pausenraum als Ausweichmöglichkeit genutzt werden, dafür muss dieser aber entsprechend gestaltet sein.

FREIE FLÄCHEN EINPLANEN

Jedes Büro muss über freie Flächen verfügen: Bewegungsflächen und Verkehrsflächen sind rechtlich vorgeschrieben. Rund um den Arbeitsplatz muss eine Bewegungsfläche von mindestens eineinhalb Quadratmeter vorhanden sein. Der Rückraum hinter einem Stuhl muss mindestens einen Meter betragen, bei Steharbeitsplätzen sind 80 cm als freier Rückraum vorgeschrieben. Auch Besucher brauchen Platz und sollten eine Bewegungstiefe von mindestens 80 cm zugestanden bekommen. Vor Schränken ist der gleiche Flächenanspruch einzuhalten, der auch bei Arbeitsplätzen gilt. Das heißt, vor dem Schrank muss eine freie Fläche von mindestens 100 cm vorhanden sein.

TECHNIK BEI DER BÜROPLANUNG BERÜCKSICHTIGEN

Im Rahmen der Büroplanung muss nicht nur die Technik in Bezug auf Steckdosen, Kabelverlegung und Lichtschalter beachtet werden. Heute kommt es vor allem auf die Hardware an, die im Raum untergebracht werden muss. Rechner müssen ans LAN angeschlossen werden können (sofern nicht gänzlich über WLAN gearbeitet werden soll), Zentraldrucker und –kopierer müssen gut erreichbar sein. Auch der Toner- und Papiervorrat sollte direkt an den Geräten gelagert werden können.

Zur Technik kann im weitesten Sinne auch die Beleuchtung gezählt werden: Die Arbeitsfläche sollte über eine Ausleuchtung von 500 Lux verfügen und darf nicht blenden. Direktes und indirektes Licht müssen vorhanden sein, was über Steh- und Hängeleuchten (indirektes Licht) in Ergänzung zum Tages- und Deckenlicht (direktes Licht) ermöglicht werden kann.

Weiter müssen bei der Büroplanung unbedingt auch die Aspekte der Belüftung sowie der Heizung bedacht werden. Eine Belüftung kann direkt über Fenster oder indirekt über die Klimaanlage stattfinden. Eine Fußbodenheizung oder die klassische Heizung unter den Fenstern sorgt für die entsprechende Wärme. Die Fußbodenheizung lässt dabei den Raum freier planen, denn: Wer möchte schon direkt neben der Heizung am Fenster sitzen?

AKUSTIK, BODENBELÄGE UND FARBGEBUNG BERÜCKSICHTIGEN

Niemand arbeitet effektiv, wenn es laut ist. Daher darf der Aspekt der Akustik nicht vergessen werden und muss sogar einen hohen Stellenwert eingeräumt bekommen. Verschiedene Maßnahmen helfen dabei, den Geräuschpegel zu senken. So können in Großraumbüros Trennwände aufgestellt werden, die gleichzeitig einen optischen Schutz bieten. Wichtig: Schon ab ca. 55 dB nimmt die Konzentration merkbar ab – ein Gespräch zwischen zwei Personen kommt aber schon auf eine Lautstärke von rund 60 dB. Das verdeutlicht, dass niemand in Ruhe arbeiten kann, wenn er direkt neben jemandem sitzen muss, der die ganze Zeit spricht – ein ständiges Problem der Callcenter.

Berücksichtigt werden muss in dem Zusammenhang auch die Nachhallzeit, die bei maximal 0,55 Sekunden liegen sollte. Je kürzer diese ist, als desto weniger unangenehm wird die Lautstärke empfunden. Sogar das Aufstellen von Pflanzen im Raum kann daher den Schallpegel senken.

Teppichböden sind weniger hygienisch und deutlich schwerer sauber zu halten, dafür haben sie eine sehr gute akustische Wirkung. Sie dämpfen überaus effektiv Geräusche. Für Konferenzräume sind sie die ideale Wahl. Ein Büro sollte allerdings eher über einen harten Boden verfügen, der sich gut reinigen lässt.

Beim Planen eines Büros muss zudem die Farbgestaltung bedacht werden. Jede Farbe hat eine eigene Wirkung – grün regt die Kreativität an, Pastelltöne beruhigen und sorgen für mehr Effizienz, auch Blautöne sind ideal für einen Arbeitsplatz. Rot wirkt leicht aggressiv und ist daher sparsam zu verwenden. Durch eine gute Farbgebung lassen sich Motivation und Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern. Wichtig: Es sollten keine glänzenden Oberflächen entstehen, denn diese haben eine hohe Blendwirkung. Eventuell lassen sich bei der Farbgestaltung die Unternehmensfarben integrieren, was im Sinne des Corporate Designs ist.


EINRICHTUNG DES BÜROS

Das Mobiliar eines Büros sollte mit Bedacht gewählt sein, da dieses den gängigen Anforderungen an die Ergonomie genügen muss. Der Bürostuhl muss daher höhenverstellbar sein und sollte sich in der Neigung der Sitzfläche verstellen lassen. Gerade auch die Lehne im Bereich der Lendenwirbelsäule sollte einzustellen sein. Am meisten verbreitet ist dafür die Synchronmechanik, bei der die Neigungen von Sitzfläche und Rückenlehne aneinandergekoppelt sind. Bürostühle müssen bequem sein und die Gesundheit der Menschen, die darauf viele Stunden des Tages sitzen werden, berücksichtigen.

Ein guter Bürostuhl ist die halbe Miete, die andere Hälfte wird durch den Schreibtisch ausgemacht. Dieser muss über eine Mindestfläche von 1,28 m² verfügen, was gesetzlich vorgeschrieben ist. Idealerweise lässt sich der Tisch in der Höhe verstellen, wenn nicht, muss er mindestens 72 cm hoch sein. Bei der einstellbaren Variante liegt der verstellbare Bereich meist zwischen 65 und 85 cm. Allerdings gibt es auch Modelle, die sich bis zu einer Höhe von 130 cm einstellen lassen. Sie ermöglichen das Arbeiten im Stehen. Bei der Planung des Büros sollte daher bedacht werden, ob die Möglichkeit zum stehenden Arbeiten gegeben sein soll oder nicht.

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